Bienvenue Event

Sommaire :

Présentation de la solution Bienvenue.Event
Pré-requis installation IOS/Android
Installation IOS/ANDROID
Créer un compte sur Bienvenue.Event
Se connecter à son compte
Quelle type de session choisir ?
Modification de la bannière
Description de votre événement
Questions d'invitations
Questions à quotas
Capacité d'accueil
Rapport de jauge de remplissage
Mails d'informations
Définissez le nom/email d'envoi de l'expéditeur
Ajout de PDF
Choix de la langue
Localisation
Badges
Gestion des invitations
Inscription libre
Éditer l'invitation
Prévisualiser l'invitation
Nombres de caractères pas champs
Invitation avec du contenu HTML
Invitation avec une relance conditionnelle
Délégation d'invitation
Invites - Suivi des statuts
Créer un fichiers invités
Ajout ou modification manuel de la fiche invité
Alertes sms d'invités
Signatures des invités
Actions - Editer rapport - Clôturer Session
Export .CSV et .PDF de l'événement
Rapport d'émargement - Vidéo d'exemple
Choix de session
Émargement simple
Personnalisé sa fiche d'invités
Import .CSV

Présentation de la solution Bienvenue.Event :

Présentation de la solution bienvenue.event : découvrir l’interface, tour d’horizon des différents onglets.


Démonstration d’une session déjà existante :

Pré-requis installation IOS/Android :

PRÉ-REQUIS POUR TÉLÉCHARGER L’APPLICATION IPAD

iPad 5, 6, 7 et 8.
IOS12 et +

Permet d’importer jusqu’à 5.000 invités, au delà contactez-nous.

Un iPad vous permet d’accueillir environ 100 personnes par heure et jusqu’à 200 personnes par heure si option QR CODE.

Prévoyez un ordinateur portable pour vous connecter sur place au back-office et accéder aux informations complètes de votre base.

Wifi privée / Connexion Internet.

Assurez-vous que le lieu de l’événement dispose d’un réseau Wifi privé sinon prévoyez des cartes sim 3G/4G.

PRÉ-REQUIS POUR TÉLÉCHARGER L’APPLICATION ANDROID

Android Lollipop 5.0 et +

Permet d’importer jusqu'à 5.000 invités, au delà contactez-nous.

Vous permet d’accueillir environ 100 personnes par heure et jusqu’à 200 personnes par heure si option QR CODE.

Prévoyez un ordinateur portable pour vous connecter sur place au back-office et accéder aux informations complètes de votre base.

Wifi privé / Connexion Internet

Assurez-vous que le lieu de l’événement dispose d’un réseau Wifi privé, sinon prévoyez des cartes sim 3G/4G.

Installation IOS/ANDROID :

Télécharger l’application bienvenue.event IPAD

Lancez l’ Appstore , tapez “ bienvenue.event ” dans la barre de recherche pour accéder à notre app.

Installez l’application sur tous les appareils utilisés pour l’accueil des invités.

Suivez les instructions à l’écran ➔ si vous êtes sur iOS 9 vous ne verrez rien avant la fin de l’installation sur votre terminal.

Lorsque l’installation est terminée si vous avez le message “Dev entre prise non approuvé” vous devez vous rendre dans les réglages > général > profil (ou Gestion des Appareils > altostratus) Cliquez sur Faire confiance > Se fier.

Infos concernant cette version : elle nécessite un Wifi connecté à internet ou 3G/4G pour charger la liste des invités et synchroniser les listes.

Connectez vos iPads.

Lancez l’application bienvenue.event.

Placez l’iPad face au QR CODE depuis le backoffice.

Votre base invité se synchronise automatiquement et les mises à jour se font automatiquement.
Connectez l’application à Internet pour télécharger la liste des invités avant chaque évènement.

Nous vous conseillons d’imprimer le QR CODE pour vous éviter de vous connectez au backoffice pour chacun des iPads.


Télécharger l’application bienvenue.event ANDROID

Lancez le PlayStore, tapez “ bienvenue.event ” dans la barre de recherche pour accéder à notre app.

Installez l’application sur tous les appareils utilisés pour l’accueil des invités.

Infos concernant cette version : elle nécessite un Wifi connecté à internet ou 3G/4G pour charger la liste des invités et synchroniser les listes.

Connectez vos appareil android.

Lancez l’application bienvenue.event.

Placez votre appareil android face au QR CODE depuis le backoffice.

Votre base invité se synchronise automatiquement et les mises à jour se font automatiquement.
Connectez l’application à Internet pour télécharger la liste des invités avant chaque événement.

Nous vous conseillons d’imprimer le QR CODE pour vous éviter de vous connectez au backoffice pour chacun des appareils android.

Créer un compte sur Bienvenue.Event :

Vous êtes à quelques clics de votre première session d’émargement sur iPad ou d’envoyer votre première campagne d’invitations…

Rendez-vous sur www.event.bienvenue.pro

Renseignez les différentes rubriques en fonction de votre cas.

Lisez et accepter les conditions générales d’utilisation.

Cliquez sur : ” Enregistrer “.

Si vous avez perdu vos identifiants, nous vous invitons à vous rapprocher de nous.

Se connecter à son compte :

Rendez-vous sur www.event.bienvenue.pro

Renseignez votre Nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Nous vous conseillons de conserver en sécurité vos identifiants.
Cliquez sur : ” Connexion “.

Si vous avez perdu vos identifiants, nous vous invitons à nous contacter.

Quelle type de session choisir ? :

Lors de la création de votre session, vous devez choisir entre :

EMARGEMENT SIMPLE : sans envoi d’invitation mais avec une liste de personnes attendues
EMARGEMENT AVEC ENVOI D’INVITATION : vous cherchez à collecter les réponses de vos invités avant l’évènement.

Modification de la bannière :

Personnalisez vos invitations en insérant votre logo dans une bannière. Les couleurs principales sont automatiquement détectées et l’application sera habillée à vos couleurs.
La bannière est visible dans l’application iPad et permet de personnaliser l’écran d’accueil.

Dans le menu Paramètres de l’Évènement :

Cliquez sur Personnalisation et importer votre bannière à vos couleurs.

Taille requise 1460 X 160px, Format PNG-JPEG, 2Mo max.
Vous pouvez également importé un PDF, un Filigrane ou même un plan d’accès depuis le menu Personnalisation.
Cliquez sur Confirmer.

Description de votre événement :

Renseignez-ici les informations pratiques de votre évènement : horaires, plan du lieu, programme de la journée, contacts utiles…

Cette description apparaîtra sur le ticket d’invitation imprimable.
Vous pouvez intégrer des liens, des vidéos ou des images.

Dans Paramètres de l’événement, cliquez sur Description et indiquez les informations pratiques qui serviront le jour de votre événement.

Questions d'invitations :

Afin de vous faciliter l’organisation de votre événement, vous pouvez créer des questions qui seront dans votre formulaire d’invitation. Les questions peuvent être ouvertes, fermées, avec réponses libres, case à cocher, choix liste ou à quota…

Ces questions s’affichent sur le formulaire d’inscription, et les réponses visibles au dos de l’invitation papier ainsi que dans l’onglet réponses invités.
Depuis le monitoring de l’iPad, vous avez accès à toutes les questions et réponses pour vous aider le jour de votre évènement.

Vous pouvez aussi éditer un rapport des réponses au format Excel et utiliser l’outil de suivi traité ou non traité : seulement à titre indicatif, vu que tout le monde ne réponds pas en même temps.

Vous pouvez même rendre obligatoire la réponse à une question. (L’invité ne pourra pas valider son inscription s’il n’y répond pas.)

Questions à quotas :

Vous pouvez inclure des questions à quota dans le formulaire d’invitation, et proposer à vos invités de participer à des ateliers, conférences, horaires de formation, tout en maîtrisant le nombre d’inscrits. Cette option est ajustable, modifiable autant de fois que vous le désirez.

Lorsque le quota est atteint, un message d’avertissement est prévu pour l’invité.

Comment ajouter une question à quota dans son formulaire d’inscription ?

Allez dans Paramètres de l’événement, puis Questions d’invitations, cliquez sur + Ajouter une question, sélectionner le type : choix à quota , cocher ou non si la réponse à la question doit être obligatoire puis entrez la question dans la zone prévue à cet effet et cliquer sur Confirmer.

Désormais, votre question à quota est créée, il vous faut maintenant y insérer des choix de réponses. Pour ce faire, cliquez sur + Éditer les choix ensuite sur Ajouter un nouveau choix puis indiquer le nombre de places. (Si la capacité est atteinte, l’invité ne pourra pas s’inscrire, il pourra éventuellement choisir un autre créneau disponible.). Indiquez ensuite le choix puis cliquer sur Confirmer.

Il est possible de réitérer l’opération plusieurs fois afin de rajouter des choix supplémentaires.

Capacité d'accueil :

Limitez le nombre d’inscriptions à votre événement d’un seul clic !

Dans le menu Paramètres de l’événement, dans le menu Paramètres, vous pouvez indiquer la capacité d’accueil de votre évènement. (Cocher la case “ Capacité d’accueil illimitée ” si aucune limite d’accueil n’est fixé sur votre évènement.)

Choisissez si vous voulez afficher la jauge des invités de l’évènement sur l’invitation. Vous pouvez également ajouter un texte si l’évènement est complet ou bien un URL de redirection.

Sachez qu’à tout moment, vous pouvez modifier la capacité d’accueil.

Rapport de jauge de remplissage :

Depuis l’onglet événement, suivez grâce aux jauges le remplissage de votre évent :

Le 1er compteur vous permet de suivre le nombre de personnes invités (Invitation envoyée).

Le 2nd compteur : le nombre de personnes contenu dans votre fichier invité.

Le 3eme compteur : le nombre de personnes inscrit à votre événement. (Personnes ayant répondu oui, je serais présent.)

Le 4eme compteur : le nombre de personnes émargées le jour de votre événement.

Mails d'informations :

Envoyez un mail à un ou des groupes entièrement personnalisable grâce à des filtres !

Cette fonctionnalité vous permet en d’envoyer un mail à un groupe défini, le tri peut se faire :

Par statut d’invité (Exemples : seulement aux invités attendus, excusés ou après un événement , qu’aux absents).

Langue (seulement aux invités parlant anglais).

Seulement aux VIP (il suffit simplement de créer une colonne VIP dans votre fichier invité).

Hors liste

Ou tri par champs additionnels (par service, fonction…)

Envoyez un mail d’informations complémentaires dédiées à une catégorie que vous aurez défini dans vos champs additionnels (Gestion autonome par choix de colonne : par exemple, vous avez créer dans votre fichier une colonne Société, une colonne VIP et une colonne fonction : vous pouvez donc envoyer un mail d’information seulement aux VIP de la société X, qui ont la fonction de Directeur… .)





Cliquez sur " créer un mail d’information ".

Indiquez le sujet du mail et le contenu du mail d’informations ( vous pouvez configurer dans options, l’adresse d’envoi, nom expéditeur et confirmer).

Retrouvez votre mail dans la liste des mails d’informations, cliquez sur la flèche bleue à droite pour l’envoyer.

Choisissez dans le menu et " Confirmer ".

Vous souhaitez filtrer par champs additionnels ?

Choisissez la ou les colonnes à filtrer :

Par exemple vous voulez envoyer un mail en triant par nom de Société : dans champ additionnel cliquer sur le champ société visible dans le menu déroulant et dans société le nom de la société qui vous intéresse.

Cliquez sur " Confirmer ".

Ci-dessous la fenêtre illustrant le tri par statut, hors liste, langue, vip, champ additionnels

Définissez le nom/email d'envoi de l'expéditeur :

Adresse Email de l’expéditeur
Définissez ici le nom de l’expéditeur ainsi que l’adresse e-mail d’envoie.

L’adresse se termine nécessairement par @bienvenue.event.

Ajout de PDF :

Ajoutez un document d’information consultable lors de l’émargement (horaires, salles, trombinoscope). Il sera accessible en un clic depuis l’application iPad et Android.

Document PDF consultable sur iPad et Android.
Allez dans Paramètres de l’Évènement
Personnalisation puis import PDF.

Choix de la langue :

Lors de la création d’une nouvelle session avec envoi d’invitation, vous pouvez envoyer votre invitation dans la langue de votre invité.

Si vous souhaitez envoyer l’invitation dans plusieurs langues :

Lors de la création de votre session, laisser la langue par défaut (français) et ajoutez dans d’autres langues, toutes celles souhaitées séparées par une virgule.

Ajoutez une colonne nommée langue dans votre fichier invité et indiquez la langue souhaitée pour chaque invité.

Depuis l’onglet Gestion des invitations, plusieurs onglets seront disponibles dans les différentes langues choisies afin que vous puissiez traduire votre invitation. (Idem pour les questions d’invitations).

La réception du mail dans la langue de l’invité dépend de son navigateur et de la langue renseignée : si l’ordinateur de votre invité est en anglais, il recevra l’invitation que vous aurez créée en anglais.
Un onglet en haut de l’invitation permet d’obtenir l’invitation en anglais.

Localisation :

Google map intégré, indiquez l’adresse de votre événement dans le menu Paramètres de l’évènement, localisation.

Toutes les informations remplies dans le menu Paramètres de l’événement seront visibles au dos de l’invitation.

L’avantage pour l’invité est d’ avoir toutes les informations pratiques de l’événement au dos de son invitation imprimées : plan géolocalisé, programmes de l’événement, QR CODE pour faciliter son accueil.

Badges :

Information concernant les badges :

Nous imprimons vos badges au format carte de visite en PVC 0,5 mm.
Couleurs, textes et design personnalisables.

Coût en fonction du nombre de badges sur devis – contact@bsoft.fr

Gestion des invitations :

Bienvenue.event vous simplifie l’inscription de vos invités, et vous propose plusieurs modes d’inscriptions utilisables séquentiellement ou simultanément dans une même session.

Importez votre liste invite au format .csv :
Vous avez une liste de vos invités avec le nom, prénom. (Plus l’e-mail en cas d’envoi d’invitation)

Ajoutez une invitation manuellement :
Créez chaque fiche invité en saisissant toutes les informations nécessaires dans le back-office de l’évènement.
Inscription libre (Lien depuis votre site web ou réseaux sociaux)

Vous ne connaissez pas l’e-mail des personnes que vous souhaitez inviter ? :
Créez un lien d’inscription depuis notre back-office et insérer-le dans votre site web ou vos réseaux sociaux (Twitter, Facebook…)
L’avantage pour vous est d’améliorer qualitativement les données, puisque les invités doivent remplir eux-mêmes leurs coordonnées.

La plateforme Bienvenue.event gère automatiquement les inscriptions et met à jour la liste invitée avec son statut.
Déléguez des invitations :
Vous souhaitez que vos collaborateurs invitent leurs clients à un évènement, tout en gardant la main sur leurs réponses et le nombre d’inscrits.

Inscription libre :

Vous pouvez générer un lien d’inscription libre et l’intégrer dans une Newsletter, un site web, une campagne de publicité (flyers, etc.), ou dans vos réseaux sociaux.
Il vous permettra, au même titre que les invitations, de gérer le nombre de participants, et même de récupérer des contacts qualifiés.

Depuis l’onglet inscription libre :

Générez un lien d’inscription éditer inscription libre :



Créez votre message d’invitation :



Ce message sera présent en haut de votre inscription libre, vous pouvez mettre une image et/ou du texte.
Ajoutez des informations (depuis paramètres de l’événement, onglet description)



Depuis Gestion des invitations , Editer l’invitation et cocher les onglets que vous souhaitez voir.

Vous pouvez ajouter certains éléments : la bannière, le titre de votre événement, la description et géolocalisation…

Éditer l'invitation :

ADRESSE D’ENVOI PERSONNALISABLE : choisissez le nom d’envoi de votre mail d’invitation par exemple : SEMINAIRE@bienvenue.event.

VISUELLE INVITATION : affichage ou non des éléments sur votre invitation de la bannière, du titre du mail ; de la description

ÉDITER ET PRÉVISUALISER : créez et personnalisez votre invitation (Insérer un lien, changer la couleur du texte… à l’aide de la barre d’édition), et donnez un titre à votre mail.

Prévisualiser l'invitation :

Prévisualisation du mail d’invitation avec demande de réponse (bannière ou logo en entête, nom de la session, nom de l’invité, texte d’invitation).

Nombres de caractères pas champs :

Le nombre maximum est de 255 caractères. Cependant, pour un affichage optimal nous vous conseillons de ne pas excéder 100 caractères.

Invitation avec du conenu HTML :

Utilisez votre contenu html en copiant le code source dans notre éditeur

Invitation avec une relance conditionnelle :

Envoyez l’invitation avec relance conditionnelle :

Relancez vos invités en un clic en fonction de leur statut (invitation non envoyée, invitation sans réponse, relancer tous les invités)

Exemple : vous pouvez faire un premier envoi, importer de nouveaux invités et n’envoyer l’invitation qu’au personne ne l’ayant pas encore reçu.

Délégation d'invitation :

Vous souhaitez déléguer une partie des inscriptions ? Attribuez à chaque délégué un nombre d'invitation tout en gardant la main sur les inscrits et leurs réponses aux questions d'invitations.

Choisissez un déléguer et permettez lui d'envoyer votre invitation à un nombre d'invité que vous aurez déterminé.

Le délégué reçoit une invitation avec une liste et un nombre d'invités à remplir (nom, prénom, e-mail) et il peut ajouter un message à destination des invités :



Les invités via un délégué reçoivent votre invitation identique à vos propres invités… ,

Toutes les inscriptions via un délégué seront récoltées dans la plateforme, et un statut leur sera automatiquement attribué (attendu, excusé, invitation envoyée…).

(Excusé s'il répond non, ou invitation envoyée si pas de réponse de sa part : voir tracking e-mail pour suivi des envois d'e-mails).

Depuis l'onglet délégation, vous pouvez relancer les délégués ou voir les personnes inscrites grâce à lui.

Toutes les inscriptions via un délégué seront récoltées dans la plateforme, et un statut leur sera automatiquement attribué (attendu, excusé, invitation envoyée..).

(excusé s'il répond non, ou invitation envoyé si pas de réponse de sa part : voir tracking email pour suivi des envois d'emails).

Depuis l'onglet délégation, vous pouvez relancer les délégués ou voir les personnes inscrites grâce à lui.

Invites - Suivi des statuts

STATUT DES INVITES 

Après avoir importé votre fichier csv dans la plateforme bienvenue, un statut est automatiquement attribué à chaque invité.

Si votre session est en émargement simple :

Vos invités auront le statut attendu
Le jour de l'émargement, vous récupérerez dans le rapport après clôture : les présents et absents.

Si votre session est avec envoi d'invitation :

les invités ont tous un statut invitation non envoyé
Puis une fois que vous aurez envoyé l'invitation : invitation envoyé
Les personnes ayant répondu oui auront le statut attendu
Les personnes ayant répondu non auront le statut excusé
Il faudra donc utiliser la relance conditionnelle : outil très simple renvoyé l'invitation à ceux qui n'ont pas répondu

ASTUCES : en un clin d’œil, vous suivez le statut de vos invités : vous pouvez trier en cliquant sur "statuts." (entête)

Vous pouvez alors effectuer des actions d’envois de mail/relances en fonction des réponses et ainsi envoyer des mails d’information aux catégories de votre choix..

Créer un fichiers invités

COMMENT CRÉER SON FICHIER AVANT IMPORTATION ?

Créez un tableau sous votre tableur habituel. (Excel, Numbers…)
Le nom de vos colonnes doit figurer en première ligne de votre tableau.
Chaque invité correspond à une ligne de votre tableau.

Ajout ou modification manuel de la fiche invité

En cliquant dans l'onglet Invité(s), vous accédez à la liste complète des invités. Dans Actions, face à un nom d'invité, vous accédez à Éditer un invité.

Alertes sms d'invités

Configurez l’alerte SMS en copiant les colonnes alertes (voir ci-dessous) dans votre tableau.
Dès que la personne sera émargée, vous recevez une alerte (de base NOM + heure d’arrivée message par défaut ou à personnaliser depuis la colonne alerte texte sms).

Les alertes peuvent aussi se configurer manuellement depuis la plateforme web (cliquer à droite de votre invité et configurer l'alerte).

Actions - Editer rapport - Clôturer Session :

Pour clôturer votre session cliquer sur Actions > Clôturer l’événement.

Pour éditer le rapport cliquer sur Rapports intermédiaires ensuite sélectionner Rapport invités si vous souhaiter éditer le rapport en .csv, sinon cliquer sur Télécharger en PDF si vous souhaiter avoir le rapport en .PDF

Export CSV et PDF :

Export en format .CSV : éditable sur un logiciel de tableur tel qu’Excel.
Export en format .PDF : pour une lecture rapide et graphique.

ATTENTION : choisissez le bon format (Windows ou UTF8 pour Mac).

Rapport d'émargement - Vidéo d'exemple:

Votre rapport d’émargement peut être téléchargé en 2 formats :

PDF pour une lecture rapide et graphique.

CSV afin de l’éditer sur Excel.

Pour cela :

Sélectionnez la session dont vous souhaitez obtenir le rapport.

Onglet “ ACTION ” – Clôturez votre événement.

Onglet “ RAPPORTS INTERMÉDIAIRES ” – Rapport invités pour obtenir le rapport en .csv ou bien Télécharger en PDF pour obtenir le rapport en .pdf.

Voici une vidéo exemple :

Cliquez sur le lien pour voir la vidéo : EXPORT CSV BIENVENUE

Choix de session :

Présentation brève des choix de sessions : émargement simple ou émargement avec invitations :

Émargement Simple :

Paramètres de l'événement : nom, date, code, langue, autorisations, choix options (alertes, signature)

Personnalisation : bannière, pdf, filigrane et plan d'accès

Personnalisé sa fiche d'invités :

Import fichier Excel, champs additionnels requis ou caché.

Import CSV :

Personnaliser sa session en Émargement simple : paramétrer sa session, nom, ajouter un invité manuellement.

Importer un fichier .csv avec Rapport d’importation : détection d’erreur et duplicata.

Mis à jour le : 22/02/2022